Austen & Partners

Een investering doen of een bedrijf starten in Spanje? Dan kom je er al snel achter dat iedereen om een NIE-nummer vraagt. Klinkt mysterieus, toch? Weet je niet wat dat is of hoe je het krijgt? Geen paniek, wij leggen het je stap voor stap uit. In deze gids vind je alles over het aanvragen van een Spaans NIE-nummer, van wat het precies is tot handige tips om het soepel te regelen. Ja, de Spaanse bureaucratie kan berucht zijn, maar met onze uitleg wordt het een stuk behapbaarder (echt waar!). Laten we beginnen bij het begin.

Wat is een NIE-nummer in Spanje?

Een NIE-nummer, voluit Número de Identificación de Extranjero, is een persoonlijk identificatienummer voor buitenlanders in Spanje. Zie het als het Spaanse equivalent van het BSN in Nederland. Dit unieke nummer koppel je aan al je officiële activiteiten in Spanje. Of je nu onroerend goed koopt, gaat werken, een bankrekening opent of een andere grote aankoop doet, het NIE-nummer identificeert jou als niet-resident. Belangrijk om te weten: een NIE is geen vervanging voor een verblijfsvergunning; het is puur een fiscaal/identificatienummer. Het blijft bovendien levenslang geldig op jouw naam, verloopt niet en verandert niet (heb je ooit eerder een NIE gehad, dan blijft dat hetzelfde nummer).

Even voor de duidelijkheid: haal het NIE-nummer niet door elkaar met een NIF/CIF-nummer. Een NIF (Número de Identificación Fiscal) is meer voor bedrijven en belastingplichtigen die resident zijn; vergelijkbaar met een ondernemingsnummer. Jouw NIE is daarentegen persoonlijk en specifiek voor buitenlandse individuen. Kortom, het NIE-nummer is jouw sleutel tot de Spaanse papiermolen, je zult het overal nodig hebben.

Waarom heb je een NIE-nummer nodig in Spanje?

Waarom al dat gedoe voor een nummer? Nou, zonder NIE-nummer loop je al gauw vast in Spanje. Je hebt het nodig voor allerlei belangrijke zaken. Enkele voorbeelden waarvoor jij je NIE nodig hebt:

• Een huis of appartement kopen. Zonder NIE kun je geen eigendom laten registreren op jouw naam. Banken en notarissen zullen hierom vragen.
• Een bedrijf starten of in loondienst werken. Of je nou een eigen zaak opzet of ergens gaat werken, je werkgever of de Kamer van Koophandel (Registro Mercantil) eist een NIE voor de administratie.
• Bankrekening openen. Spaanse banken vragen om je NIE-nummer bij het openen van een rekening, vooral voor niet-residenten.
• Abonnementen en nutsvoorzieningen. Wil je internet, een mobiel abonnement, water, elektriciteit of zelfs betaaltelevisie op je naam? Zonder NIE kom je er niet in.
• Auto kopen of invoeren. Bij de aankoop of registratie van een auto (of ander voertuig) in Spanje moet je een NIE overleggen. Hetzelfde geldt als je een Spaans kenteken voor je ingevoerde auto aanvraagt.
• Belastingen en officiële formulieren. Het doen van aangifte (bijvoorbeeld als je een tweede woning hebt en toeristenbelasting moet betalen) vereist ook een NIE-nummer. Eigenlijk voor bijna alle fiscale en juridische handelingen is het verplicht.

Zonder NIE-nummer kun je dus geen grote officiële stappen zetten in Spanje. Het is alsof Spanje zegt: “Geen nummer? Geen deal.” Geen zorgen, we helpen je nu op weg om dat nummer te bemachtigen, zodat jij verder kunt met je plannen in het zonnige zuiden.

Hoe vraag je een NIE-nummer aan in Spanje?

Goed, je weet nu dat je er niet onderuit komt: dat NIE-nummer moet je regelen. Maar hoe pak je dat aan? Gelukkig zijn er meerdere routes naar Rome (of in dit geval naar je Spaanse NIE). We bespreken drie opties om je NIE-nummer aan te vragen. Kies de manier die het beste bij jouw situatie past:

Optie 1: Aanvragen in Spanje bij de Nationale Politie

De meest directe aanpak is om je NIE persoonlijk in Spanje aan te vragen bij de Nationale Politie. Dit doe je bij een speciaal loket voor buitenlanders, vaak de Oficina de Extranjería of een politiebureau met een afdeling voor buitenlanders. Hoe werkt dit in de praktijk?

Allereerst zul je meestal online een afspraak (cita previa) moeten maken. Zonder afspraak binnenlopen bij de politie is tegenwoordig in veel regio’s niet meer mogelijk (en geloof ons, we hebben mensen zonder afspraak zien binnenwandelen, geen succes, kun je nagaan). Via de officiële Spaanse website kun je een afspraak plannen in de provincie waar je verblijft of gaat verblijven. Kies de juiste optie (meestal “Certificados NIE” of “Expedición de NIE para extranjeros”) en prik een datum. Onze tip: doe dit ruim op tijd. In populaire gebieden kan de wachttijd voor een afspraak makkelijk een paar weken tot zelfs meer dan een maand zijn!

Heb je eindelijk je afspraak, zorg dan dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt (in het volgende kopje vertellen we je precies welke papieren je nodig hebt). Op de dag van de afspraak meld je je met je papieren bij het politie- of vreemdelingenkantoor. Trek een nummertje (of sluit aan in de rij, afhankelijk van het systeem daar) en wacht tot je aan de beurt bent,geduld is een schone zaak, zeker bij de Spaanse overheid.

Eenmaal geholpen zal de ambtenaar je aanvraag verwerken. Als alles klopt, krijg je vaak direct je NIE-nummer uitgeprint op een officieel A4’tje. In sommige gevallen moet je een paar dagen later terugkomen om het op te halen (dat verschilt per regio; in kleinere steden krijg je het meteen, in drukke steden duurt het soms iets langer). Hoe dan ook, Option 1 vereist dat jij persoonlijk aanwezig bent in Spanje. Het kost je naast wat tijd en een klein bedrag aan leges niets extra, behalve misschien een dosis geduld en een paar Spaanse woordjes om je door het gesprek te helpen.

Optie 2: Aanvragen via het Spaanse consulaat in Nederland of België

Ben je op dit moment in Nederland of België en nog niet in Spanje? Dan kun je je NIE-nummer ook aanvragen via het Spaanse consulaat. In Nederland gebeurt dit via het consulaat in Amsterdam (of de ambassade in Den Haag voor sommige zaken), in België via het consulaat in Brussel. Deze methode kan handig zijn omdat je dan al met een NIE-nummer op zak naar Spanje vertrekt. Maar eerlijk is eerlijk: ook hier komt wachten bij kijken.

De consulaire weg werkt namelijk uitsluitend op afspraak. Je maakt een afspraak via het online afsprakensysteem van het Spaanse consulaat. Helaas is het geen geheim dat de wachttijden fors zijn. Het kan zomaar meer dan drie maanden duren voordat er een plekje vrijkomt. Je ziet vaak de melding “Er zijn geen uren beschikbaar”, frustrerend! Ons advies: blijf regelmatig checken en plan deze aanvraag ruim voor je vertrek naar Spanje. Heb je een datum te pakken, dan moet je op die dag met al je documenten naar het consulaat gaan (in Amsterdam of Brussel dus).

Gelukkig is de afspraak zelf doorgaans sneller gepiept dan in Spanje, want het consulaat weet waarvoor je komt en heeft minder lange rijen. Je dient je formulieren en bewijsstukken in, betaalt de leges (vaak vooraf via een bankopdracht of soms ter plekke, de instructies daarvoor krijg je bij de afspraakbevestiging) en klaar. Je krijgt niet meteen je NIE mee; in plaats daarvan ontvang je na ongeveer twee weken een e-mail met jouw NIE-nummer en een officieel certificaat als PDF. Die kleurenscan is je originele NIE-document, dus bewaar ‘m goed (digitaal én liefst ook een printje).

Het voordeel van deze optie 2 is dat je niet eerst naar Spanje hoeft voor je NIE. Nadelen: de lange wachttijd voor een afspraak en het feit dat je alsnog persoonlijk naar Amsterdam of Brussel moet afreizen. Ook moet je vaak aantonen waarom je een NIE nodig hebt (denk aan een koopovereenkomst van een huis, een werkgeversverklaring, etc.). Maar als je tijd hebt en niet acuut in Spanje moet zijn voor je zaken, is deze consulaire aanvraag een prima mogelijkheid.

Optie 3: NIE-nummer laten aanvragen via volmacht of derde partij

Heb je geen zin in al dat geregel of zit je krap in de tijd? Dan is er nog een derde optie: je laat iemand anders het voor je doen. Met een notariële volmacht kun je een derde partij machtigen om jouw NIE-nummer aan te vragen. Vaak schakelen mensen hun advocaat of gestor in Spanje in, of een gespecialiseerd bureau, om dit te regelen. Dit betekent dat jij zelf niet naar het politie-loket of consulaat hoeft; jouw vertegenwoordiger doet alle stappen namens jou.

Hoe werkt dit? Je geeft een volmacht (in het Spaans poder genoemd) waarin staat dat de persoon in kwestie jouw NIE mag aanvragen. Meestal wordt zo’n document in het Nederlands of Engels door een notaris opgesteld en vervolgens van een apostille voorzien, zodat het in Spanje geldig is. Klinkt als veel werk, maar vaak heeft jouw advocaat of makelaar hier standaardprocedures voor. Nadat de volmacht geregeld is, kan jouw contactpersoon in Spanje met kopieën van jouw paspoort en de ingevulde formulieren naar de politie gaan om je NIE aan te vragen, net zoals bij Optie 1 beschreven. Jij hoeft intussen alleen af te wachten.

De duidelijke voordelen: je bespaart jezelf een hoop tijd en gedoe. Geen vliegticket boeken voor een administratief klusje, niet worstelen met Spaanse formulieren aan de balie, lekker makkelijk. Vooral als je bijvoorbeeld een huis koopt en toch al een advocaat in de arm hebt, kun je dit meestal aan hem of haar overlaten. Veel van onze cliënten kiezen deze weg, en eerlijk gezegd raden wij het ook aan als je het jezelf comfortabel wilt maken.

Zijn er ook nadelen? Tja, kosten. Deze service is niet gratis. Vaak betaal je een extra bedrag voor de tijd en moeite van je vertegenwoordiger. Sommige firma’s bieden “NIE-service pakketten” aan, bijvoorbeeld voor €100 tot €250 regelen ze alles voor je, inclusief de leges. Ja, dat is duurder dan zelf doen, maar denk aan de waarde van je eigen tijd (en een eventuele trip naar Spanje). Bovendien heb je zo de zekerheid dat alles in één keer goed gaat, zonder taalbarrières of formulieren die je vergeet in te vullen. Dus voor de drukbezette ondernemer of investeerder die snel resultaat wil: optie 3 is goud waard.

Benodigde documenten voor de NIE-aanvraag

Of je nou zelf je NIE aanvraagt, via het consulaat gaat of iemand machtigt, in de basis heb je dezelfde documenten nodig. Zorg dat je dit lijstje compleet hebt, dan verloopt de aanvraag een stuk soepeler:

• Geldig paspoort of identiteitskaart + kopieën. Je moet kunnen aantonen wie je bent, logisch. Neem je paspoort of ID-kaart mee en maak een paar kopieen (altijd slim, want meestal houden ze een kopie). Zonder geldig identiteitsbewijs kom je geen stap verder.
• Ingevuld aanvraagformulier (EX-15). Dit is het officiële formulier voor de NIE-aanvraag. Je kunt het downloaden van de website van de Spaanse overheid of het consulaat. Vul het formulier volledig in (tip: dit moet in het Spaans, gebruik eventueel een vertaalsjabloon ter hulp) en onderteken het. In sommige gevallen wordt een ander formulier gebruikt (EX-18 bijvoorbeeld, voor EU-inwoners die resident worden), maar doorgaans is EX-15 de juiste voor een los NIE-nummer.
• Ingevuld 790-012 belastingformulier. Met dit formulier betaal je de administratieve leges voor de aanvraag. Het bedrag ligt rond de €10 (ongeveer €9,50 tot €12, dit wisselt per jaar een beetje). Je vult het 790-formulier online in of op papier, daarna betaal je het bedrag bij een Spaanse bank of via online bankieren (afhankelijk van instructies). Bewijs van betaling (gestempeld formulier of betaalbewijs) moet je meenemen als je naar de afspraak gaat.
• Bewijsstuk van je noodzaak voor NIE. Formeel moet je kunnen aantonen waarom je een NIE-nummer nodig hebt. Dit klinkt gek, maar het is om te voorkomen dat iedereen zomaar een NIE aanvraagt zonder reden. In de praktijk betekent dit een document dat jouw toekomstige activiteit in Spanje bevestigt. Voorbeelden: een (voorlopig) koopcontract van een huis, een huurovereenkomst, een arbeidsovereenkomst of een oprichtingsakte van je toekomstige bedrijf, een bankafspraak voor hypotheek, of zelfs een brief van een Spaanse instantie die om je NIE vraagt. Eén origineel én een kopie ervan is verstandig om bij je aanvraag te voegen.
• Pasfoto’s (voor de zekerheid). Hoewel een pasfoto niet altijd gevraagd wordt voor een NIE (het is immers geen identiteitskaart), raden we aan een paar recente pasfoto’s mee te nemen. Bij sommige consulaat- of politieprocedures vragen ze er wel om voor hun dossier.
• Eventuele extra’s afhankelijk van locatie. Als je via het consulaat aanvraagt, moet je soms aantonen dat je in hun werkgebied woont (bijv. een bewijs van inschrijving in je gemeente, of een Belgische verblijfskaart als je in België woont). En zoals genoemd, als je iemand machtigt, heb je die volmacht nodig (met vertaling/apostille indien vereist).

Zorg dat je alles georganiseerd hebt: stop je papieren in een mapje, maak dubbele sets (sommige kantoren willen bijvoorbeeld een kopie van alles afgeven en een set voor jou houden). Het laatste wat je wilt, is ter plaatse ontdekken dat je dat ene formuliertje bent vergeten. We spreken uit ervaring: beter één paperclip te veel dan een document te weinig!

Kosten en wachttijd van een NIE-aanvraag

We weten dat je nu vooral wilt weten: wat kost dit grapje, en hoelang gaat het duren? Laten we het opdelen per optie, want de kosten en wachttijden kunnen verschillen:

• Optie 1 (zelf in Spanje): De officiële kostprijs voor de NIE-aanvraag is gelukkig laag: rond €10 aan leges (zoals gezegd, ~€9,84 recentelijk, maar zeg rond een tientje). Aan de balie betaal je niet direct; je hebt dat via het 790-formulier bij de bank gedaan. Verder kost het je tijd: de wachttijd voor een afspraak kan variëren. In drukke steden als Madrid of Barcelona kun je wekenlang wachten op een vrije plek. In kleinere steden of toeristische gebieden buiten het seizoen gaat het soms sneller. Eenmaal op je afspraak is het meestal snel afgehandeld (binnen 30 minuten sta je vaak weer buiten). Je hebt dan vaak meteen je NIE-nummer. Samengevat: goedkoop maar je moet er wel voor naar Spanje en geduld hebben voor een afspraak.
• Optie 2 (via consulaat): De leges zijn hetzelfde (ook rond een tientje, vaak betaal je dat via een bankoverschrijving voorafgaand aan je afspraak of contant bij het consulaat, afhankelijk van hun procedure). Extra kosten hier zijn beperkt tot bijvoorbeeld reisjes naar Amsterdam of Brussel en eventueel kopieerkosten. Je betaalt geen extra consulaire vergoeding voor het NIE, het is een service van de Spaanse staat. De wachttijd is de grootste bottleneck: 2 à 3 maanden (soms nog langer) wachten op de afspraak, plus na de afspraak circa 2 weken tot je je nummer krijgt. Het is dus niet iets wat je last-minute een weekje voor je huis-aankoop nog kunt regelen via deze route. Kortom: voordelig maar traag, plan ver vooruit.
• Optie 3 (via volmacht/derde partij): Hier komen de extra kosten om de hoek. Naast de standaard ~€10 leges, betaal je voor de dienstverlening. Hoeveel? Dat hangt af van wie het regelt. Een advocaat kan het onderdeel maken van je hele aankoop-/oprichtingspakket, maar losse bureaus rekenen bijvoorbeeld €100-€150, en sommige snelle servicebedrijven zelfs ~€200 of meer voor spoedservice. Mocht je vanuit Nederland een volmacht moeten opstellen, reken ook op notariskosten (€50-€150, afhankelijk van notaris en of een apostille nodig is). Dat tikt aan, maar je krijgt er gemak en snelheid voor terug. Want qua wachttijd: een goede gestor of advocaat kan vaak sneller een afspraak bemachtigen (ze kennen soms de kneepjes of regio’s met kortere wachtrijen). We hebben gezien dat via zo’n weg een NIE binnen 1 tot 2 weken geregeld kan zijn, soms zelfs nog sneller als er echt haast bij is. Veel aanbieders beloven bijvoorbeeld “NIE binnen 1 week” tegen meerprijs. Dus voor dringende gevallen is dit de way to go. Concluderend: duurder, maar je bespaart tijd en mogelijk stress.

We willen daarbij aantekenen: hoe eerder je weet dat je een NIE nodig hebt, hoe sneller je moet schakelen. Als je over een maand bij de notaris zit voor je Spaanse villa, ga dan niet nu pas zitten dubben, kies de route die binnen die tijd past (waarschijnlijk optie 3 in dat geval). Heb je nog een jaar voordat je emigratie of investering rond is, dan kun je optie 2 rustig overwegen. En ben je toch al in Spanje of ga je er binnenkort naartoe, dan is optie 1 een mooi excuus om er meteen werk van te maken.

Handige tips voor het aanvragen van je NIE-nummer

Tot slot geven we graag nog wat tips mee om je NIE-aanvraag vlekkeloos (of in elk geval minder hectisch) te laten verlopen. We hebben het zelf meegemaakt en van velen gehoord, dus leer van onze ervaringen:

• Begin op tijd. Het klinkt als een open deur, maar je zult niet de eerste zijn die zich verkijkt op de wachttijden. Zodra je weet dat je iets in Spanje wil gaan doen (kopen, werken, investeren), regel dat NIE-nummer. Liever heb je het nummer maanden te vroeg dan dat je op het laatste moment in de knel komt.
• Maak een afspraak en bereid je goed voor. In Spanje geldt: zonder afspraak geen NIE (uitzonderingen daargelaten). Boek die afspraak online en zorg dat je de bevestiging meeneemt (print een screenshot, je weet maar nooit). Vul de formulieren van tevoren in en dubbelcheck of alles klopt. Het EX-15-formulier is Spaanstalig, als je Spaans niet super is, vraag hulp of gebruik een voorbeeld in het Nederlands als leidraad. En vergeet niet de juiste vakjes aan te kruisen op het 790-formulier voor de betaling (die formulieren staan berucht om onduidelijke hokjes).
• Neem voldoende kopieën mee. Ja, we zeiden het al, maar we herhalen het graag: print van alles minstens twee kopieën. Soms vraagt de ene balie om kopie A en de andere om kopie B. Heb je ze niet, dan mag je ter plekke op jacht naar een kopieermachine (die net stuk is, wedden?). Dus bespaar jezelf de stress en kom goed bepakt en bezakt aan.
• Wees geduldig en vriendelijk. De Spaanse bureaucratie kan soms traag en ondoorgrondelijk zijn. Ambtenaren kunnen nors overkomen of alleen Spaans spreken. Laat je niet gek maken: blijf beleefd glimlachen, ook als je voor de derde keer naar een ander loket wordt gestuurd. Uiteindelijk willen ze je heus helpen. Een beetje Spaanse taal oefenen kan geen kwaad, een “buenos días” en “gracias” doen wonderen.
• Hulp inschakelen mag. Loop je vast in het papierwerk of zie je er enorm tegenop? Schroom niet om professionele hulp in te schakelen. Een juridisch adviseur of gestor kan voor jou de aanvraag doornemen of zelfs helemaal verzorgen. Dat kost misschien wat, maar voorkomt fouten en vertraging. Zeker als het om veel geld gaat (bijvoorbeeld bij een huizenkoop) is dat het overwegen waard.
• Bewaar je NIE-nummer goed. Wanneer je het felbegeerde NIE-certificaat eenmaal in handen hebt, zorg dat je er kopieën van maakt en het document veilig opslaat. Je nummer verandert nooit, dus dit papier is voor de rest van je tijd in Spanje relevant. Veel officiële instanties kunnen later nog eens om je NIE vragen, dus het is handig om het nummer ergens digitaal bij de hand te hebben (tip: sla het op in je telefoon of e-mail).

Met deze tips en informatie zou het aanvragen van je NIE-nummer in Spanje een stuk minder intimiderend moeten zijn. Ja, je moet wat moeite doen, maar onthoud waarom je het doet: zodat jij zonder gedoe kunt genieten van je Spaanse avontuur, of het nu een nieuwe woning, een droombaan of een investeringsproject is. Heb je alles op orde, dan voelt het krijgen van dat NIE-nummer als een kleine overwinning op de bureaucratie.